Barry van der Zon ist Betriebsleiter bei MSO, einem Anbieter von Dienstleistungen wie Reparatur, Service, Wartung, Garantieabwicklung und Installation aller Arten von IT-Geräten. Als starkes, unabhängiges Unternehmen, das seit über 35 Jahren besteht, bedient MSO ein internationales Kundenspektrum und kümmert sich um alles, was einen Stecker oder eine IP-Adresse hat.

Der Kunde von MSO ist in fast allen Fällen ein Wiederverkäufer oder Hersteller. Die Kunden dieser Wiederverkäufer oder Hersteller reichen von KMU, Buchhaltungsbüros und Organisationen in systemrelevanten Berufen bis hin zu multinationalen Unternehmen in allen denkbaren Branchen. Nur in Ausnahmefällen besteht eine direkte 1:1-Beziehung.

„Wir spielen eine sehr wichtige Rolle, wenn die IT ein wesentlicher Prozess einer Organisation ist. Das kann ein Kassenterminal in der Kalverstraat sein, ein Laptop im Büro oder bei einem Privatanwender, eine große Server- oder Speicherumgebung oder das Smartphone eines sehr wichtigen Außendienstmitarbeiters.“ Das Unternehmen arbeitet gerne „im Hintergrund“ seiner Kunden, um den Endkunden so gut wie möglich bedienen zu können.

Um das breite Leistungsspektrum, das wir anbieten, gewährleisten zu können, verfügen die Mitarbeiter über Zertifizierungen von Organisationen wie Lenovo und HP, und die weitere Schulung wird kundenspezifisch gestaltet. Da es sich meist um Hardware-Wartung handelt (von High-End-Server-Speicher und Infrastruktur bis hin zu Laptops und Desktops), schließen viele Auftraggeber SLAs ab. Dabei spielt vor allem die Größe der Auswirkungen auf den Geschäftsprozess eine Rolle.

Anbindung an OutSmart

Um alle eigenen Prozesse und die Planung reibungslos ablaufen zu lassen, nutzt MSO OutSmart. Diese Softwarelösung ermöglicht die Planung von Personal, Aufträgen und Arbeitsaufträgen. Die Entscheidung für OutSmart fiel leicht.

„Als wir uns von unserem selbst entwickelten Altsystem verabschieden mussten, stach der Service von OutSmart mit Abstand hervor. Für ein bestimmtes Projekt wollten wir aufgrund eines dringenden Auftrags unsererseits innerhalb weniger Tage live gehen. Mit Gijs Mekking von OutSmart an der Spitze ist daraus ein großartiges Stück Facharbeit geworden.“

„OutSmart hat sich bewährt. Es ist sehr flexibel.“

Betriebsplanung gekoppelt mit TrackJack

Um den Service so schnell und effizient wie möglich planen und verwalten zu können, ist OutSmart eine ideale Lösung. Es fehlten jedoch noch Live-Einblicke in alle Mitarbeiter, die unterwegs sind. Um dies zu erreichen, ist jedes Fahrzeug mit dem Fahrtenbuchsystem TrackJack PRO Steuerlich ausgestattet. Alle Fahrer fahren einen brandneuen Mercedes Citan, aber Barry sieht das auf seine eigene Weise. „Das Gerät selbst spielt keine Rolle. Wir müssen wissen, wo sich die Mitarbeiter befinden, damit unsere Planung so gut wie möglich funktioniert. Die Integration zwischen TrackJack und OutSmart entlastet dabei unseren Service-Desk.“

„Wir haben 28 Mitarbeiter, die sich im Außendienst um die Bearbeitung von Vorfällen kümmern. Über die OutSmart-App können wir zumindest sehen, wann jemand einen Auftrag annimmt und abschließt, und dann wird uns der Standort des Smartphones des Technikers angezeigt. Aber mit TrackJack haben wir jede Minute einen Standort auf der Planwand und somit die vollständige Kontrolle über den Prozess.“

„Es hat einen enormen funktionalen Mehrwert.
Und der ist durch die Integration nur noch größer geworden.“

Mitarbeiter und die Blackbox

Die Blackbox von TrackJack ermöglicht es, ein lückenloses Fahrtenbuch für die Fahrer zu führen. Auf diese Weise kann sie eingesetzt werden, wenn das Finanzamt eine Abrechnung der Kilometer verlangt. „Die Techniker können sie einfach selbst nutzen, aber das muss natürlich nicht sein“, so Barry. Alle Fahrer haben ein eigenes Konto erhalten, mit dem sie ihr eigenes Fahrzeug und ihre Fahrten verwalten können.

„Ich selbst schaue mir die Autos auf der Karte nicht weiter an“, sagt Barry. „Nur in dringenden Fällen müssen wir sofort wissen, wer in der Nähe ist.“

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