Ter Harmsel Sanitär & Installationstechnik ist in Overijssel ein Begriff. Ursprünglich war Ter Harmsel der Lieferant für Badezimmer und die dazugehörige Installation, doch mittlerweile bietet das Unternehmen weit mehr als das. Kanalisation, Dachdeckung, Wärmepumpen, Solarmodule, Klimaanlagen, Fußbodenheizungen und mehr. Und seit 2019 ist der gesamte Fuhrpark mit dem Kilometererfassungssystem von TrackJack ausgestattet.

Sylvia Bolhuis ist unter anderem für den Fuhrpark verantwortlich, der mittlerweile 25 Fahrzeuge umfasst. Dazu gehören beispielsweise die Planung von Wartungen, TÜV-Prüfungen, Termine für die Fahrzeugbeschriftung sowie die automatisierte Fahrtenerfassung von TrackJack.

Sylvia hat die Fuhrparkverwaltung von einem Kollegen übernommen, der eine andere Position übernommen hat. „Ich musste mich kurz daran gewöhnen, wie das System funktioniert, aber das ist bei allem, was neu ist, immer so. Jetzt funktioniert es sehr gut, und alles ist selbsterklärend.“

„Das System ist sehr benutzerfreundlich. Es ist selbsterklärend.“

Kilometeraufzeichnungssystem für das Finanzamt. Und mehr.

Ter Harmsel nutzt das TrackJack PRO Steuerlich aus drei Gründen. Der Hauptgrund ist das Finanzamt. „Wir wollen dem Finanzamt eine lückenlose Fahrtenbuchführung vorlegen können, wenn sie danach fragen.“ Außerdem verfügt das Installationsunternehmen über einen Störungsdienst, der abends, nachts und an den Wochenenden im Einsatz ist. Mit dem TrackJack lässt sich die Art der Fahrten einfach anpassen. „Denn die nächtlichen Fahrten finden zwar außerhalb der normalen Arbeitszeiten statt, haben aber natürlich keinen privaten Charakter.“ Der dritte Grund, aus dem das Fahrtenbuchsystem genutzt wird, ist, Kundenanfragen gut beantworten zu können. Manchmal wird um eine Abrechnung einer Rechnung gebeten. Und mit den Berichten können wir genau nachweisen, wann ein Monteur vor Ort angekommen ist und wieder abgereist ist.

Sylvia ist außerdem sehr zufrieden mit dem Service von TrackJack. „Ich kann jederzeit anrufen. Es dauert nie lange und ich werde gut beraten. Durch den Einsehcode (Anm. d. Red.: im Zusammenhang mit der DSGVO) kann der Kundenservice vorübergehend in mein Konto einsehen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen oder mir weiterhelfen.“

Keine private Nutzung der Fahrzeuge

Die Fahrer bei Ter Harmsel haben alle ein eigenes Fahrzeug und eine Erklärung über den Verzicht auf private Nutzung unterzeichnet. Aus diesem Grund werden weder Fahreridentifikation noch Privatknöpfe verwendet.

Es wird jedoch geprüft, ob die Daten aus dem System mit einer internen Datenlösung verknüpft werden können. Auf diese Weise können Fahrtkosten und Arbeitszeiten automatisch mit dem Abrechnungssystem verknüpft werden.

Sobald dies alles funktioniert, berichten wir gerne mehr darüber.